DEFINISI RAPAT

Rapat adalah berkumpul nya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiranguna melaksanakan urusan perusahaan. Rapat diadakan oleh pemimpin sebagai media komunikasi dengan bawahannya,tujuannya adalah memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk menyampaikan pendapat,saran,dan ide-ide langsung kepada pemimpin, sedangkan rapat bagi bawahan merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan pemimpin dan dengan staf lainnya.Agar tujuan rapat tersebut dapat tercapai, dibutuhkan suatu rapat yang baik.

Tujuan Rapat

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

·     Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

·     Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

·     Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

·     Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

·     Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

·     Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

1.      Rapat penjelasan

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2.      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3.      Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

1.      Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2.      Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3.      Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4.      Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

1.      Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

2.      Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

3.      Rapat semester

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

4.      Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

1.      Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.

2.      Rapat incidental

Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

1.      Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2.      Rapat dinas

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3.      Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Rapat dikatakan baik jika memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Suasananya terbuka,yaitu rapat hendaknya berlangsung secara terbuka yang mana setiap peserta rapat dapat berbicara secara objektif,jujur dan tidak mempunyai sikap apriori terhadap peserta rapat lainnya,sehingga rapat dapat berjalan dengan luwes dan dapat memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk berperan aktif dalam rapat.

2. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif, maksudnya peserta rapat diharapkan bersedia mengemukakan pendapat secara bebas,terbuka,objektif,bersahabat,serta bersifat menerangkan dan menjelaskan kebenaran pendapatnya sehingga suasana rapat menjadi hidup.

3. Adanya bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat,yaitu pemimpin rapat bertindak sebagai pembimbing,pengarah,dan pihak yang memberi kemudahan kepada peserta rapat.

4. Menghindari perdebatan, yaitu suatu rapat dapat berjalan efektif jika tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan,tanpa arah,serta saling bersikukuh dalam mempertahankan pendiriannya yang dapat menimbulkan suasana panas,tegang, dan kaku yang akhirnya pembicaraan hanya dimonopoli oleh peserta rapat yang terlibat dalam perdebatan.

5. Pertanyaan dikemukakan secara singkat dan jelas,dan mudah dimengerti oleh peserta rapat yang lain,serta menggunakan bahasa yang benar.

6. Menghindari terjadinya monopoli, tetapi berilah kesempatan kepada peserta lain untuk menyampaikan pendapatnya.

7. Ada kesimpulan atau keputusan, keputusan atau kesimpulan tersebut dijadikan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan selanjutnya.

8. Adanya notula atau catatan, yaitu jalannya pembicaraan pada suatu rapat perlu dicatat oleh notulis ke dalam buku notula.Notula memuat saran, usul,pendapat,dan kesimpulan atau keputusan yang dibuat bersama.Notula tersebut akan dibacakan oleh notulis pada akhir rapat.Notula rapat dijadikan pedoman bagi pemimpin rapat dalam pengambilan keputusan dan pedoman untuk penyelenggaraan rapat selanjutnya.

9. Kedisiplinan waktu, waktu yang tersedia dalam reapat hendaknya dimanfaatkan dengan baik oleh pemimpin rapat dan peserta rapat.

10. Tempat dan sarana,yaitu rapat dapat berjalan dengan baik dan lancar jika didukung oleh ketersediaan tempat yang cukup dan sarana yang cukup untuk keperluan rapat.Ketersediaan tempat yang cukup mengandung arti dapat menampung peserta rapat, baik dalam jumlah peserta rapat yang banyak maupun dalam jumlah peserta rapat yang sedikit.